Insights

O Orçamento Base Zero (OBZ) é um caminho eficiente para que as empresas possam enfrentar a crise

Enfrentamos, atualmente, um dos piores cenários econômicos da história recente. Com a crise gerada pela pandemia de Coronavírus, o horizonte mais imediato parece cinzento, tanto para grandes quanto para pequenas empresas. Apesar dos esforços do Governo para lançar medidas de apoio, as notícias apontam para uma ano de 2020 marcado pela retração: para o Banco Mundial, o PIB brasileiro deve ser de -5%Para o FMI, ainda pior, -5,3%. Alguns especialistas chegam a apontar previsões de -9%, eu particularmente, creio em dois dígitos

Já que as iniciativas do Governo não devem ser suficientes para tirar a economia brasileira desse cenário negativo, as empresas precisam tomar as rédeas e buscar suas próprias soluções para enfrentar o período de crise e manter a saúde financeira. Entre os caminhos possíveis, o Orçamento Base Zero é um dos mais eficientes.

As vantagens, a implantação e até mesmo o conceito de Orçamento Base Zero ainda não são conhecidos por muitos empresários e gestores. Em um momento como o atual, é preciso disseminar essa informação e, ainda mais importante, garantir que as empresas tenham condições de aplicar o OBZ na prática. Por isso, nesse artigo, você encontra um passo a passo direto ao ponto para implantar o OBZ em seu negócio.

Conheça as vantagens do Orçamento Base Zero (OBZ)

Um gestor experiente sabe que o “passo 0” para a implantação de novas práticas em uma empresa é avaliar seu custo-benefício. Isso é ainda mais importante quando existe tão pouca margem para erros, como é o caso nesse momento. Então, se você ainda não tem muita familiaridade com o Orçamento Base Zero, precisa entender como ele pode beneficiar seu negócio.

O Orçamento Base Zero consiste em uma metodologia para o desenvolvimento de orçamentos que não se apoia nos custos dos períodos anteriores. Cada orçamento é construído, como o próprio nome indica, “do zero”.

As principais vantagens do Orçamento Base Zero são permitir uma alocação mais eficiente de recursos, auxiliar na detecção de orçamentos inflados e eliminar processos que não agregam valor. Existem outras vantagens, mas essas são especialmente importantes para qualquer negócio que precisa garantir sua sobrevivência financeira durante um período prolongado de baixa receita.

Nesse sentido, listei os 5 principais passos para a implementação imediata do OBZ.

1. Mobilize as pessoas

Na implantação do Orçamento Base Zero, existe ampla e forte participação de gestores de toda a empresa; não se trata de uma atividade solitária do setor financeiro ou da contabilidade. Essas pessoas precisam estar mobilizadas, aderir à proposta.

A maior dificuldade é que frequentemente os gestores – gerentes, diretores, o próprio presidente – não estão preparados para abrir mão de custos e fazer cortes. Existe um “apego emocional”, devido ao envolvimento direto com o custo, que promove uma visão distorcida do seu verdadeiro valor para a empresa.

Normalmente, esse é um problema contornado com treinamentos técnicos e comportamentais. Em meio à crise, talvez não haja tempo para fazer esse trabalho estrutural de preparação.

O melhor é agir com transparência e comunicar ao time a real situação da empresa, deixando claro que o momento exige um olhar mais objetivo e desapegado sobre o orçamento.

2. Faça uma divisão da empresa em unidades

As pessoas precisam estar unidas para que o Orçamento Base Zero possa ser implantado, mas a empresa deve ser dividida.

Essa divisão não segue, necessariamente, a segmentação das áreas da empresa, mas o critério da lógica orçamentária. Justamente por isso, são chamadas de unidades orçamentárias ou, ainda, unidades de decisão.

Uma unidade orçamentária é uma parte da empresa que toma decisões orçamentárias em conjunto. Por exemplo, em algumas empresas, mesmo que marketing e comercial sejam áreas diferentes, até mesmo com gestores diferentes, os custos são definidos em conjunto.

Essa dinâmica varia conforme a organização, por isso, não existe um modelo pronto da divisão em unidades. É preciso observar os “rituais” da definição orçamentária na sua empresa.

É importante criar centro de custos ou (BU) Business unit (unidade de negócio) para ficar mais fácil e rápido a decisão de onde cortar ou reduzir.

3. Orçamento e as metas

O orçamento é parte da estratégia da empresa para atingir suas metas. Por isso, um orçamento só pode ser considerado eficiente se ele realmente colabora para concretizar as metas. Infelizmente, essa relação nem sempre está clara para a equipe, mesmo a equipe de gestão.

Uma consequência simples da relação entre orçamento e metas é que, se um certo custo não é relevante para atingir as metas da empresa, ele deveria ser cortado do seu orçamento, pois não agrega valor.

4. Defina o limiar

O limiar é um conceito importante para a implantação do Orçamento Base Zero. Ele corresponde ao custo mínimo necessário para que uma certa empresa desempenhe suas atividades. Tudo que excede ao limiar é chamado de custo incremental.

A definição do limiar não é uma sugestão para que a sua empresa opere nesse nível mínimo de custos. Na verdade, ela serve para detectar o que é mais importante, quais são os custos sem os quais não é possível continuar atuando. Dessa forma, evita-se que custos essenciais sejam alvo de uma decisão de corte, quando existem outros apenas incrementais que poderiam ser retirados do orçamento com menos impacto para o negócio.

5. Vote pelos custos de cada unidade

Com o limiar definido, é hora de determinar quais custos incrementais serão mantidos no orçamento de cada unidade da empresa.

Esse é um trabalho conjunto: o presidente ou CEO da empresa e todos os diretores e gerentes realizam uma reunião, na qual cada um vai defender os custos incrementais da sua unidade que considera realmente necessários. O objetivo é convencer todos os presentes, pois a manutenção ou o corte de cada custo é determinado por meio de votação.

Você provavelmente já entendeu isso, mas não custa reforçar: a defesa e os votos não são baseados em opiniões pessoais. Eles devem considerar o papel de cada custo para atingir as metas da empresa.

Dessa forma, ao final do processo de votação do Orçamento Base Zero, restam apenas aqueles custos que são estratégicos, tanto na visão de quem trabalha diretamente com eles, quanto de todo o time de gestão.

Ok, mas eu sou uma pequena empresa, não tenho essa estrutura toda, como faço?

Como falamos no começo do artigo, apesar de ser uma metodologia complexa e originalmente desenvolvida para apresentar uma visão ampla e fazer corte de custos de grandes empresas, a lógica utilizada também pode ser muito benéfica para uma pequena empresa.

Em geral, a metodologia é recomendada para negócios com histórico em suas operações, e ajuda o empreendedor a visualizar seus gastos, estabelecer metas para corte de custos e priorizar investimentos em atividades mais centrais.

Antes de mais nada, para aplicar a ferramenta, é preciso que a empresa tenha histórico de todos os custos, estratégia bem definida e detalhada, e metas desdobradas por unidades orçamentárias (assim como explicamos acima no contexto de grandes empresas).

E lembre-se, a metodologia não deveria ser feita todo ano já que toma muito tempo da equipe. Ela serve muito mais para um momento de resstruturação e revisão da estratégia

Com esses cinco – ou seis – passos fundamentais, você pode começar a implantação do Orçamento de Base Zero (OBZ) ainda hoje. A situação atual exige agilidade. Você já tem a ferramenta para otimizar o orçamento do negócio; agora, é hora de colocá-la em uso.

Quer saber mais sobre Orçamento Base Zero e como ele pode ajudar a sua empresa a enfrentar a crise econômica gerada pela pandemia de Coronavírus? Entre em contato com nossa equipe e tire suas dúvidas!